Ech, daugelis jau girdėjo šią nesibaigiančią dainelę: mūsų dar nuo socializmo laikų sustabarėjusi valdymo struktūra, patyrimo stoka ir nesugebėjimas greitai prisitaikyti prie nuolat kintančios terpės. Štai kodėl daugelyje firmų "Intranet" kūrimas tapo pagrindiniu rūpesčiu. Tokio persilaužimo priežastis yra galimybė greitai paruošti informaciją ir ją pateikti adresatams naudojantis patogia ir pigia "Web" technologija.

Lazda visad turi du galus. Kadangi informaciją "kepti" lengva, vartotojai užverčiami dokumentų lavina, o rasti jiems tai, ko nori, nepavyksta. Tinklaknygės prižiūrėtojai neriasi iš kailio, kad būtų kuo tvarkingiau ir kuo daugiau ir kuo įvairesnės medžiagos, bet kartais būtų geriau, kad jie nors retkarčiais turėtų pagalvoti, ar tikrai pasiekia šią savo rožinę svajonę.

Gal išeitis - dokumentų valdymo sistema? Ji susideda iš trijų dalių: saugyklos, duomenų priežiūra ir paieškos sistema. Nevisada reikalingi visi trys šie komponentai.

Tačiau saugykla yra būtina - tai sistemos šerdis. Pagrindinės jos funkcijos: biblioteka (reguliuoti atskirų dokumentų naudojimosi teises, jų grupavimas, judėjimas ir paieška). Nereikia pamiršti ir dokumentų versijų kontrolės ar istorijos. Saugykla atlieka ir dokumentų ir jų dalių (pvz., skyrių) tarpusavio ryšių priežiūrą.

Priklausomai nuo realizacijos, saugykla gali būti arba duomenų bazė arba savos kūrybos programa. Duomenų bazėje įsimenama visa informacija apie dokumentus (pvz., sukūrimo data, autorius, pavadinimas ir kita dokumentams specifinė informacija), nuorodos į dokumentus, tačiau ne patys dokumentai.

Duomenų priežiūra turi garantuoti greitą informacijos pateikimą ir skaitytojų informavimą (pvz., laiškai atskirame pašto dėžutės skyriuje) apie pasikeitimus ir skaitomumo stebėjimą. Šiame etape gali būti atliekama ir duomenų formatų (o Lietuvoje ir kodavimo) konversija.

Galimi trys dokumentų publikavimo būdai. Pradžioje paprasčiausias ir lengvai realizuojamas. Personalas paruošia dokumentus (kainininkus, pranešimus, ataskaitas ir kt.). "Web" stoties prižiūrėtojas verčia juos į HTML formatą, sutvarko nuorodas ir talpina į "Web" serverį, kuriame kiti gali juos peržiūrėti. Šio metodo trūkumas - daug žmogaus darbo, kuris yra lėtas ir daug klaidų. Dažniausiai neišlieka ar nepasiekiamas dokumento originalas.

Geresnis yra leidyklos modelis, kai personalo paruošti dokumentai keliauja į saugyklą. Ją prižiūrinti sistema automatiškai juos priima, saugo ir konvertuoja į reikiamą, pvz., HTML formatą. Tačiau dažnai reikia atskirai naudoti indeksavimo sistemą. "Web" prižiūrėtojas turi tvarkyti dokumentų tarpusavio ryšius.

O kokios priemonės reikalingos? Pirmiausia, skirtos WWW stoties priežiūrai: nuorodų patikrinimui, pamestų dokumentų paieškai, skaitomumo kontrolei. Tarp jų minėtini "Adobe" firmos "SiteMill", "AOL Press" ir "Microsoft" firmos "FrontPage". Pačių dokumentų valdymui užsienyje egzistuoja nemažai sistemų, tačiau jų nepabandžius, sunku tikėti, kad bet kuri iš jų be išlygų tiks Lietuvos sąlygoms. Juk žinome, kad mūsų šalis yra stebuklų ir "marijos del Barjo" žemė.